Der Weg zu rein digitalen Workflows führt über die digitale Signatur. Fallbeispiele zeigen, wie die Einführung im Unternehmen gelingt.
In der digitalisierten Welt bekommt die E-Signatur einen immer höheren Stellenwert. Ihre Einführung hilft, Prozesse zu beschleunigen, Vorschriften einzuhalten und Kosten zu senken. Bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen ist die papierlose Signatur sogar eine Schlüsselkomponente, ohne die eine umfassende Prozessoptimierung nicht möglich ist. Schließlich stellen gerade Dokumente, die rechtsverbindlich signiert werden müssen, eine besondere Herausforderung dar. Hier einige Beispiele, wie deutsche Unternehmen die E-Signatur einsetzen.
Bis zu 15 Euro pro Dokument sparen
Die Modernisierung von Produktions-, Verwaltungs- und Logistikprozessen hat für LANXESS höchste Priorität. Der Spezialchemie-Konzern beschäftigt mehr als 14.000 Mitarbeitende in 33 Ländern und war auf der Suche nach einer zukunftsfähigen, papierlosen Lösung für das Dokumentenmanagement. Diese sollte sich einfach und schnell in die bereits bestehenden Systeme integrieren lassen. Die Wahl fiel auf DocuSign eSignature. Nach durchweg positiven Erfahrungen in der Rechtsabteilung wurde DocuSign auch in die HR-Systeme integriert. Als Nächstes ist die Integration mit SAP Ariba im Einkauf geplant.
Die Prozessoptimierung rechnet sich für LANXESS: Dank DocuSign verkürzt sich die Dauer der Vertragserstellung von bis zu drei Wochen auf nur noch ein bis zwei Tage. Pro Dokument spart das Unternehmen bis zu 15 Euro und 90 Prozent der Verträge werden innerhalb einer Stunde unterzeichnet.
Mehr Effizienz bei den oft wochenlangen Vertragsprozessen stand auch bei Ottobock ganz oben auf der Wunschliste. Der Weltmarktführer im Bereich Prothetik versorgt Patienten an 340 Standorten in 60 Ländern mit Prothesen, Orthesen und Rollstühlen. Gesucht wurde eine digitale Plattform für rechtsgültige Unterschriften, die Prozesse vereinfacht und die Mitarbeitenden unabhängig vom Arbeitsort entlastet. Außerdem im Pflichtenheft: die Anbindung an zentrale IT-Anwendungen und der Einsatz innerhalb einer validierten Umgebung.
Ottobock setzt DocuSign länderübergreifend als zentrale Vertrags- und Signaturdrehscheibe ein, von der alle Abteilungen profitieren. „Für uns war es sinnvoll, DocuSign gleich in allen Funktionsbereichen auszurollen. In allen Bereichen war das Interesse an der digitalen Lösung groß“, fasst Phillipp Seute, IT Business Process Consultant bei Ottobock seine positiven Erfahrungen zusammen.
Unterschriften in wenigen Minuten statt Wochen
Der Sportartikel- und Rucksackhersteller deuter Sport vereinheitlicht mit DocuSign die Signaturprozesse in allen Abteilungen. Effizienzsteigerung und Zeitersparnis waren auch hier die treibenden Kräfte. „Um sich einen guten Angebotspreis zu sichern, müssen Unterschriften schnell gesetzt werden“, erklärt Beatrice Stamp, Compliance, Exportcontrol und Legal-Beauftragte bei deuter Sport. Vor der Einführung von DocuSign war dies nicht möglich, da die Vertragsdokumente in Papierform vorlagen und erst eingescannt werden mussten.
Für die Einführung von DocuSign hat deuter Sport eigene Schulungsunterlagen inklusive Erklärvideos entwickelt. Zusätzlich erleichtert die DocuSign University das Onboarding. Ob Marketing, Vertrieb, Personal oder die Zusammenarbeit mit den Tochtergesellschaften und der Konzernmutter: „Jede Abteilung nutzt DocuSign anders“, verrät die Initiatorin der elektronischen Signatur bei deuter. Der gemeinsame Nenner ist, Verträge schnell und rechtssicher zu unterzeichnen. „Unsere Geschäftsleitung konnte kaum glauben, dass unser Unterschriftsprozess mit DocuSign nur noch wenige Minuten dauert”, freut sich Beatrice Stamp.
Prozesse digitalisieren und standardisieren
Auch GROHE, der bekannte Hersteller von Badlösungen und Küchenarmaturen, treibt mit DocuSign die Standardisierung und Digitalisierung von Unternehmensprozessen voran. Die zum japanischen LIXIL-Konzern gehörende Marke ist in 150 Ländern vertreten und beschäftigt über 7.000 Mitarbeitende. Unter dem Eindruck der Corona-Pandemie musste das Unternehmen seine Prozesse sehr schnell von manuell auf digital umstellen. Das Ziel: Die Mitarbeitenden im Homeoffice sollten so einfach wie möglich elektronische Unterschriften einholen können. Mit DocuSign eSignature ist das gelungen.
„Nach den positiven Erfahrungen mit der E-Signatur haben wir unseren gesamten Dokumentenmanagement-Prozess auf den Prüfstand gestellt. Die Entscheidung fiel schließlich auf die Contract-Lifecycle-Management-(CLM)-Lösung von DocuSign“, erinnert sich Veronika Reinhardt. Sie ist bei GROHE für den Bereich Legal Operations verantwortlich. Ihr Unternehmen profitiert dank DocuSign von einer einheitlichen und sicheren Plattform für das Vertragsmanagement und die elektronische Signatur in den verschiedenen Regionen. Mit DocuSign CLM konnte GROHE verschiedene Prozesse konsolidieren und standardisieren. Die durchschnittliche Durchlaufzeit für die Prüfung und Unterzeichnung von Verträgen wurde um 60 Prozent auf zwei Tage reduziert. Ebenso positiv: Die Transparenz über die internen Prüf- und Signierprozesse von Verträgen hat sich um 90 Prozent verbessert.
Wie Rechtsabteilungen von Vertragsmanagement-Systemen profitieren
Die Umsetzung von E-Signatur-gestützten Geschäftsprozessen erfolgt in der Regel abteilungsübergreifend. Die Fallbeispiele zeigen, dass es häufig die Rechtsabteilungen sind, die den Anstoß geben. Den Juristen kommt die Schlüsselrolle zu, die Transformation der Vertragsprozesse voranzutreiben und mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen. Schnellere und einheitlichere Arbeitsabläufe beschleunigen die Vertragsabwicklung und ermöglichen eine teamübergreifende Wertschöpfung. Es liegt an den Verantwortlichen der Rechtsabteilungen, genau dieses strategische Prinzip in ihrem Unternehmen zu verankern.