Die Umstellung auf die elektronische Signatur ist ein wichtiger Baustein für schnelle Geschäftsprozesse und kurze Vertragslaufzeiten. So gelingt die Einführung.
Kaufverträge, Lieferabkommen, Werkverträge oder Geheimhaltungsvereinbarungen: Die meisten Verträge und Formulare im geschäftlichen Kontext können per E-Signatur rechtsverbindlich elektronisch unterzeichnet werden. Sie ermöglicht einen sicheren, dokumentierten und medienbruchfreien Vertragsabschluss. Obendrauf stellt sie die Weichen für die weitere Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse, deren Teil eine Unterzeichnung ist.
Wie einfach die Integration der E-Signatur in bestehende Prozesse ist, wollen wir hier am Beispiel von DocuSign zeigen, dem Marktführer im Bereich E-Signatur und digitales Vertragsmanagement. Probieren Sie es aus: Nutzen Sie ein kostenloses Probekonto und laden Sie beispielsweise eine PDF-Datei (oder jedes andere gängige Dateiformat) hoch, die von einer anderen Person elektronisch signiert werden soll. Legen Sie den Empfänger fest, wählen Sie „Signieren“ und folgen Sie dem Assistenten. Der Signierstatus des Dokuments lässt sich dabei jederzeit detailliert verfolgen.
Von der Signatur zur Prozessautomation
Das Probebeispiel oben zeigt nur einen Bruchteil der Möglichkeiten. Tatsächlich ist es völlig unkompliziert, handschriftliche Unterschriften in vielen Workflows durch E-Signaturen zu ersetzen. Die DocuSign-Plattform ermöglicht es, grundsätzlich jeden Vertrag und jeden Genehmigungsprozess digital abzuwickeln – auf einer Vielzahl von Geräten und standortunabhängig. Selbst komplexe Workflows können auf allen Ebenen schnell automatisiert werden. Beispiel gefällig? In diesem E-Book erfahren Sie, wie Finanzinstitute ihren Kontoeröffnungsprozess digital transformieren.
Beginnen Sie die Implementierung der E-Signatur am besten damit, alle Entscheidungsträger über die Legitimität elektronischer Signaturen zu informieren. Digitale Signaturen basieren auf der Public Key Infrastructure (PKI), einem System, das ein Höchstmaß an Identitätssicherheit bietet und weithin akzeptiert ist. PKI arbeitet mit Schlüsselpaaren – einem privaten und einem öffentlichen Schlüssel. DocuSign ist unter anderem in der Europäischen Union als vertrauenswürdige PKI-Zertifizierungsstelle anerkannt. Darüber hinaus erfüllt die Plattform die Anforderungen der E-Signatur-Gesetzgebung wie eIDAS (electronic IDentification, Authentication and Trust Services) und IVT (elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen). Lesen Sie mehr über die unterstützten Signaturtypen in diesem Whitepaper.
| So beschleunigen Sie Ihre Signaturprozesse Den kurzfristigsten ROI bietet bei der Digitalisierung das Überwinden umständlicher analoger Prozesse, die viele Medienbrüche und manuelle Arbeit beinhalten. Signaturprozesse sind Paradebeispiele dafür. Wie leicht sie sich digitalisieren lassen, erfahren Sie in diesem Webinar. Hier geht’s zur Aufzeichnung |
Innovationspotenzial im Unternehmen erkennen
Im nächsten Schritt geht es darum, das Innovationspotenzial Ihres Unternehmens in eine technische Signaturlösung umzusetzen. Analysieren Sie dazu die aktuellen Unterschrifts- und Transaktionsprozesse. Rechtsabteilung, Personal, Marketing, IT, Einkauf, Vertrieb und Geschäftsleitung: Sprechen Sie mit den Beteiligten in den relevanten Abteilungen. Entwickeln Sie ein Verständnis für die Anforderungen und erstellen Sie eine Bedarfsliste.
Jetzt wird es konkret: Starten Sie ein Pilotprojekt und präsentieren Sie die Ergebnisse. Am Anfang ist es ratsam, das Projekt auf einen einfacheren, kleineren und firmeninternen Anwendungsfall zu beschränken. Dieser sanfte Start mit einem Pilotprogramm ermöglicht es Ihnen, eventuell auftretende Probleme in einem überschaubaren Rahmen zu lösen.
Es gibt unzählige Varianten von Signatur- und Vertragsprozessen. Entsprechend individuell sind die Wünsche und Voraussetzungen bei der Einführung der elektronischen Signatur. Dieses E-Book gibt Antworten auf häufig gestellte Fragen.
Die Signaturtransformation ganzheitlich angehen
Die heutige Arbeitswelt ist geprägt von hoher Flexibilität und Mobilität. Zeit und Effizienz sind die beiden wichtigsten Ressourcen. Die durchgängige Digitalisierung von Signaturprozessen ist daher wichtiger denn je. Um Vorteile wie stark verkürzte Vertragslaufzeiten oder transparente Vertragsdokumentation voll auszuschöpfen, kann die E-Signatur direkt in bestehende Geschäftsprozesse integriert werden. Sie steht somit in bestehenden Geschäftsanwendungen bereit. Das Ergebnis ist eine stark vereinfachte interne Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen sowie extern mit Kunden und Business-Partnern. Das beschleunigt die Prozesse über alle Kanäle hinweg und hilft, wettbewerbsfähig und erfolgreich zu bleiben.
Mehr als 400 Integrationen verbinden DocuSign mit bekannten Geschäftsanwendungen und Plattformen. Sie bündeln die Prozesse einheitlich an einem Ort und stellen alle benötigten Funktionen bereit. So können Sie die Plattform einfach nutzen, ohne Ihre bevorzugten CRM- und Produktivitätslösungen zu verlassen. Die Integrationen verbinden die E-Signatur beispielsweise mit Salesforce, ServiceNow, SAP ERP, Workday, HubSpot, Microsoft Office, SharePoint und Dynamics, Zoom, Oracle und Google. Eine Übersicht der verfügbaren Module finden Sie hier.
eSignatur: Wie Sie Mitarbeitende mitnehmen
Von der einheitlichen Integration der E-Signatur in bestehende Geschäftsanwendungen profitieren auch die Mitarbeitenden. Wer am Arbeitsplatz ständig zwischen verschiedenen Anwendungen wechselt, muss seine Aufmerksamkeit von einer Aufgabe zur nächsten verlagern. Dieser Kontextwechsel schadet der Arbeit, weil er die Konzentration stört, Stress verursacht und damit die Produktivität senkt. Durch die Automatisierung Ihrer Workflows fokussieren Sie die Aufmerksamkeit und steigern die Produktivität. Gleichzeitig reduzieren Sie den Schulungsaufwand und vereinfachen das Onboarding neuer Mitarbeitender.
Die Umstellung der bisherigen Vertragsprozesse auf die E-Signatur ist für Ihr Unternehmen mehr als nur eine technische Neuerung. Sie verändert die Unternehmenskultur – und ganz praktisch auch die täglichen Abläufe der Mitarbeitenden am Arbeitsplatz. Die Betroffenen wollen vor allem wissen, was auf sie zukommt und wie sie damit umgehen sollen.
Bei der Einführung der E-Signatur sind Sie als Führungskraft gefordert: Entwickeln Sie eine Kommunikationsstrategie und binden Sie Ihre Teams frühzeitig in den Veränderungsprozess ein. So ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden, die Vorteile der E-Signatur auszuschöpfen.
Brauchen Sie Unterstützung im Veränderungsprozess? Nutzen Sie die Experten-Tipps für das Change Management, um Ihre Mitarbeitenden von Anfang an mit an Bord zu holen.