Wollen Unternehmen von der Prozessautomatisierung etwa durch Künstliche Intelligenz profitieren, benötigen sie eine elektronische Signaturlösung.
Die digitale Überforderung ist in vielen Unternehmen allgegenwärtig. Die Mitarbeitenden sehen sich mit Informationsbergen und permanenter Kommunikation konfrontiert, die sie kaum mehr bewältigen können. Diese Situation ist besorgniserregend, denn sie hemmt Innovationen auf allen Unternehmensebenen. Betroffene Firmen sind in ihrem Wachstum eingeschränkt und geraten bei operativen Rückschlägen schnell in Schieflage.
Das Management steht unter Druck, Prozesse so zu gestalten, dass sie weniger Zeit in Anspruch nehmen und bessere Ergebnisse liefern. Eine möglichst durchgehende Digitalisierung und Automatisierung sowie der Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) versprechen hier erhebliche Entlastung bei gleichzeitiger Effizienzsteigerung. Insbesondere die Potenziale der Prozessoptimierung durch KI erstrecken sich über die gesamte Wertschöpfungskette.
Mangelnder Prozesseffizienz den Kampf ansagen
KI gilt inzwischen als Schlüsseltechnologie zur Prozessmodernisierung. Sie leistet einen wichtigen Beitrag zum Erhalt und zur Verbesserung der eigenen Wettbewerbsposition. KI-gestützte Prozesse können das Wirtschaftswachstum ankurbeln und Unternehmen in die Lage versetzen, neue Märkte zu erschließen. Zu diesem Ergebnis kommt die KI-Mittelstandsstudie des Wissenschaftlichen Instituts für Infrastruktur und Kommunikationsdienste (WIK). Experten erwarten in den nächsten Jahren einen regelrechten Effizienz- und Produktivitätsboom.
Das Ziel der Prozessoptimierung: Arbeitsabläufe im Unternehmen sollen so verbessert werden, dass sich Aufgaben strukturiert, ressourcenschonend und schnell erledigen lassen. Die Stärke der KI liegt in ihrer Lernfähigkeit durch Beobachtung und Analyse von Daten, dem maschinellen Lernen. Normalerweise ist es die Aufgabe von Menschen, relevante Daten zu sichten und wertvolle Erkenntnisse zu finden. KI kann diesen Prozess signifikant vereinfachen.
Wie KI die Produktivität steigern kann
KI-Algorithmen sind in der Lage, selbstständig Muster, Abhängigkeiten, Strukturen und Zusammenhänge in großen Datenmengen zu erkennen. Damit können sie Vorhersagen treffen und dazu beitragen, Probleme zu lösen. Da ständig neue Daten hinzukommen, sorgen KI-Methoden dafür, dass die Prozesse immer auf dem neuesten Stand sind.
Die so gewonnenen Erkenntnisse helfen Unternehmen, Schwachstellen frühzeitig zu identifizieren und schnell auf Veränderungen zu reagieren – Stichworte agile Transformation und Resilienz. So können sie ihre Prozesse kontinuierlich und dynamisch an aktuelle Entwicklungen anpassen. Außerdem können sie durch den Einsatz von KI den Bedarf an manuellen Eingriffen und damit den Arbeitsaufwand reduzieren. Das entlastet die Mitarbeitenden und sorgt für ein effizientes Prozessmanagement. Darüber hinaus eröffnet KI als Werkzeug in der Prozessautomatisierung neue Anwendungsfelder, unter anderem in der Verarbeitung natürlicher Sprache, bei der Bildanalyse, der Robotik und im Kundenservice.
Der fehlende Baustein in digitalen Prozessen
Der allgegenwärtige KI-Trend hat allerdings eine Kehrseite: Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sind Unternehmen heute umso mehr dazu gezwungen, die Effizienz ihrer Prozesse und die Produktivität ihrer Mitarbeitenden schnellstmöglich zu steigern. Schlanke Abläufe sind seit dem Siegeszug der KI keine Option mehr, sondern ein Muss.
Dennoch zögern viele Führungskräfte noch, ihre Geschäftsprozesse auch auf Basis von KI auf Vordermann zu bringen. Größtes Hindernis sind Medienbrüche, die durch nicht durchgängig digitalisierte Prozesse entstehen. Vor allem Vertrags- und Genehmigungsprozesse stecken an einem entscheidenden Punkt in althergebrachten Verfahren fest: Alles läuft digital, nur die Unterschrift fehlt, sie erfolgt auf Papier. Die nicht vorhandene eSignatur – obwohl seit Jahrzehnten rechtlich anerkannt – blockiert eine intelligente Prozessoptimierung.
Die Digitalisierung der Unterschrift als wichtiger Teil von Prozessen ist längst überfällig. Sie ist nicht nur die Basis für mehr Produktivität, sondern bietet laut einer Studie des eSignatur-Anbieters DocuSign viele weitere Vorteile. Dazu zählt vor allem die erhöhte Sicherheit im Vergleich zur handschriftlichen Unterschrift. Moderne eSignatur-Plattformen wie DocuSign können hohe Sicherheits- und Compliance-Standards erfüllen. Die im Rahmen der digitalen Unterschrift gewonnenen Metadaten ermöglichen eine nachträgliche Überprüfung. Dadurch sind elektronische Signaturen besonders schwer zu fälschen. Unternehmen profitieren zudem von einer schnelleren Geschäftsabwicklung, kürzeren Bearbeitungszeiten und dem einfachen Zugriff auf Rechtsnachweise. Ebenso positiv: die Steigerung der Kundenzufriedenheit durch ein verbessertes Kundenerlebnis.
Der Weg zum digitalen Contract Lifecycle Management
Automatisierungsbedarf besteht häufig nicht nur bei den Geschäftsprozessen, die elektronische Signaturen erfordern, sondern auch bei der Vorbereitung und Verwaltung signierter Verträge. Vertragsprozesse können sehr komplex sein: Jeder Vertrag durchläuft mehrere Phasen vom Entwurf über die Bearbeitung und Genehmigung bis hin zur Auswertung. Erschwerend kommt hinzu, dass Vertragsinhalte und -klauseln häufig Bestandteil anderer Prozesse sind.
Unternehmen, die immer noch auf manuelle Vertragsprozesse setzen, haben hier das Nachsehen. Sie kämpfen mit ineffizienten Abläufen wie Engpässen bei der Vertragserstellung, langwierigen Verhandlungen, unbemerkten Fehlern und aufwändigen manuellen Prüfprozessen.
Der klassische Lösungsansatz ist, alle Vertragsprozesse auf einer separaten Contract-Lifecycle-Management-(CLM)-Pattform zu bündeln. Viele Verantwortliche wollen jedoch kein zusätzliches System, das administrativen Aufwand und Kosten verursacht. Mit dem CLM-Toolkit von DocuSign können Unternehmen ihre Vertragsprozesse auch ohne CLM-Lösung in vier einfachen Schritten automatisieren.
Ein typisches Beispiel aus dem Bereich Kundenmanagement sieht etwa so aus: Zunächst werden Daten aus CRM-Systemen wie Salesforce abgerufen. Auf Basis dieser Informationen erstellen Mitarbeitende per Mausklick fehlerfreie Verträge. Auch die Prüfung und Genehmigung erfolgt direkt aus Salesforce heraus. Während der Vertragsverhandlungen stellt eine automatische Änderungsverfolgung sicher, dass keine Bearbeitungen übersehen werden. Und dank der Protokollierung der Dokumentenaktivitäten – ebenfalls in Salesforce – sind der Vertragsstatus und die Verantwortlichkeiten jederzeit nachvollziehbar.