Nahtlose, voll digitalisierte Abläufe sind eine Grundvoraussetzung für die Automatisierung von Geschäftsprozessen sowie zur Steigerung von Effizienz und Produktivität.
Das unsichere wirtschaftliche Klima der letzten Jahre stellt Unternehmen vor große Herausforderungen, besonders hierzulande. „In Deutschland herrscht digitaler Stillstand“, lautete das Fazit des Instituts der deutschen Wirtschaft (iwd) zum Jahreswechsel. Dessen Digitalisierungsindex für das Jahr 2023 war aufgrund des Fachkräftemangels, der stark gestiegenen Energiekosten und der anhaltenden Lieferengpässe gegenüber dem Vorjahr gesunken.
Diese Entwicklung ist besonders bedenklich angesichts der Tatsache, dass für Unternehmen die Notwendigkeit zur digitalen Transformation nicht nur weiterhin besteht, sondern sich mit steigender Relevanz der künstlichen Intelligenz (KI) verstärkt hat. Sie stehen unter Druck, ihre Geschäftsprozesse noch zügiger zu digitalisieren und zu automatisieren, um eine schnellere Time-to-Value zu erzielen – sprich, die Zeit zwischen dem Beginn einer Aktivität bis zum Erzielen von Wertschöpfung zu verkürzen.
Routineaufgaben kosten unnötig viel Zeit, Arbeit und Geld
Für viele Unternehmen ist dies überlebenswichtig, denn erst das Erlangen von digitaler Reife macht sie zukunftssicher und widerstandsfähig gegenüber sich ändernden Marktanforderungen. Dies ist auch im Digital Maturity Report 2023, einer Studie von Sapio Research vom April 2023 im Auftrag von DocuSign, deutlich zu sehen: Demnach besitzen Unternehmen mit einem hohen digitalen Reifegrad eine deutlich höhere transformative Resilienz. Damit haben sie nicht nur die Fähigkeit, sich an Veränderungen anzupassen, sondern dabei auch innovativ zu sein und Herausforderungen zu ihrem Vorteil zu nutzen.
Der DocuSign Digital Maturity Report 2023 ergab außerdem, dass Angestellte durchschnittlich 12 Stunden pro Woche mit Aufgaben von geringem Mehrwert verschwenden. Dazu gehören die manuelle Dateneingabe, die Informationssuche in Dokumenten sowie das Beheben von menschlichen Fehlern. Die Studienautoren sind davon überzeugt, dass die Vorgänge von 8 dieser 12 Stunden automatisiert werden könnten. Wäre dies der Fall, würde fast die Hälfte der Befragten ausreichend Zeit für anspruchsvollere, strategische und wertschöpfende Aufgaben haben.
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Digitale Reife – ein wirksames Mittel gegen Fachkräftemangel
Der Mangel an digitaler Reife und eine übermäßige Abhängigkeit von manuellen oder veralteten Prozessen und Systemen verursachen viel Frust bei der Belegschaft. Das beeinträchtigt nicht nur die alltägliche Produktivität und Leistung der Angestellten, sondern führt im schlimmsten Fall dazu, dass sie sich nach neuen Möglichkeiten umsehen. Fast jeder dritte (31 Prozent) der 1.800 Befragten konnte sich laut Studie vorstellen, seinen Arbeitgeber innerhalb der nächsten zwölf Monate zu verlassen. Unter ihnen war der Wunsch, für ein digital reiferes Unternehmen zu arbeiten, bei Führungskräften deutlich stärker ausgeprägt als bei einfachen Angestellten (34 bzw. 27 Prozent).
Digitale Reife haben Unternehmen erst dann erlangt, wenn ein Großteil der Geschäftsprozesse – interne ebenso wie kundenbezogene – digitalisiert sind. Das ist häufig noch nicht der Fall. Ein gutes Beispiel für Prozesse, die sich am hartnäckigsten an Papier und Tinte klammern, sind Genehmigungs- und Freigabeverfahren, das Auftrags- und das Vertragswesen. Sie gehören zu den grundlegendsten Prozessen im Unternehmen, verursachen aber Medienbrüche in Abläufen, die ansonsten von Anfang bis Ende durchdigitalisiert und zum Teil automatisiert werden könnten.
Mehr Vorteile als auf den ersten Blick erkennbar
Die Herausforderung, der E-Signatur-Anbieter wie DocuSign immer wieder begegnen, besteht darin, dass der Blick der Business- und IT-Entscheider auf die Vorteile der Einführung von E-Signatur-Verfahren meistens nicht sehr weit reicht. Vordergründig sieht man den Ersatz von Papier und Tinte durch ein digitales Verfahren – und nicht viel mehr. Eine ganze Reihe weiterer positiver Auswirkungen wird kaum wahrgenommen und erst recht nicht vermutet.
Beim Verkaufsprozess beispielsweise hat sich die E-Signatur als Mittel zur unmittelbaren Umsatzsteigerung erwiesen. Während die Unterzeichnung und Rücksendung von Papierdokumenten Kunden Zeit gibt, sich anders zu entscheiden, beschleunigt die Digitalisierung des Abschlusses den Verkaufszyklus und sorgt für höhere Umsätze. So konnte der US-Kabelnetzbetreiber Comcast mithilfe von DocuSign seine Abschlussquote um 30 Prozent steigern und ein bekanntes Versicherungsunternehmen die Abschlussquote seines Call Centers mehr als verdoppeln.
Kein Problem mit Rechtsgültigkeit und strengen Auflagen
In streng regulierten Branchen wie der Finanz- und Pharmaindustrie hat sich die E-Signatur als wichtiges Mittel erwiesen, um Compliance-Auflagen einzuhalten. Durch den Einsatz der E-Signatur können Unternehmen jeden Teil eines Prozesses überwachen und dokumentieren, die entsprechenden Dokumente sicher digital aufbewahren und einen vollständig elektronischen Prüfpfad einrichten. Damit lässt sich das Risiko eines Regelverstoßes verringern und die Einhaltung internationaler Normen gewährleisten – DocuSign ist nach ISO 27001:2013 sowie SOC 1 Typ 2 und SOC 2 Typ 2 zertifiziert und international geprüft.
Berührungsängste und Zweifel hinsichtlich der Rechtsgültigkeit der E-Signatur sind wiederum unberechtigt. In den meisten Ländern der industrialisierten Welt sind inzwischen Gesetze zur Anerkennung der E-Signatur eingeführt worden. Innerhalb der EU wurden 2017 die Richtlinien der europäischen eIDAS-Verordnung in die nationale Gesetzgebung der Staaten überführt, wie auch in den meisten Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums. Damit ist die E-Signatur heute eine wesentliche Komponente beim internationalen Geschäftsverkehr. Allein Marktführer DocuSign kann mittlerweile eine Kundenbasis von mehr als eine Million Organisationen und über einer Milliarde Nutzerinnen und Nutzer in 180 Ländern vorweisen.
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