Eigentlich ist die digitale Transformation der Unternehmen und der gesamten Wirtschaft seit Jahren eine Selbstverständlichkeit. Die Segel sind gesetzt, der Kurs ist unumkehrbar und die Frage ist nur, wie gut und wie schnell die Unternehmen sich die Vorteile der Digitalisierung in Form von schnelleren Prozessen und neuen Umsatzchancen sichern können. Doch die Indikatoren der Studien, die den Fortschritt dieser Transformation messen, sorgen seit einiger Zeit für Stirnrunzeln.
So stagniert laut dem Institut der deutschen Wirtschaft (IW) die Digitalisierung seit gut zwei Jahren, und die Prognosen für das ablaufende Jahr versprechen keine Besserung. Der Digital Maturity Report 2024 von Docusign bietet ein ähnliches Bild: Trotz gestiegener Technologieinvestitionen zeigt die weltweite Untersuchung, dass in diesem Jahr weniger Unternehmen einen fortgeschrittenen digitalen Reifegrad erreicht haben als im Vorjahr.
Nachvollziehbar ist diese Entwicklung sehr wohl – von den beunruhigenden wirtschaftlichen und politischen Rahmenbedingungen über die steigenden Energiekosten bis hin zum nach wie vor grassierenden Fachkräftemangel und dem Fortbildungsstau. Doch was bedeutet dies mittelfristig und wie sollten sich die Unternehmen nun verhalten? Welche Strategie sollten sie verfolgen und auf welche Aktivitäten ihren Schwerpunkt legen?
Geschäftsprozesse auf dem Prüfstand
Die schlechte Nachricht zuerst: Ein Drosseln des Transformationstempos zieht nach sich, dass man keinen Boden gegen die Konkurrenz gut machen kann. Eine stagnierende Digitalisierung bedeutet, dass die Kluft zwischen Unternehmen mit einem hohen digitalen Reifegrad und solchen mit einem geringeren Reifegrad unverändert groß bleibt, stellt der Docusign-Report fest. Dabei ist jedoch Gefahr im Verzug, denn die digitalen Vorreiter schöpfen während dieser Zeit einen Großteil der Umsätze und Profite im Markt ab. Wie zahlreiche Studien belegen, erzielen Unternehmen, die in ihrer Branche digital führend sind, bis zu 50 Prozent mehr Umsatz als die Wettbewerber. „Die Entwicklung bzw. Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie ist eine sehr wertvolle Maßnahme, um das Unternehmen mittel- und langfristig auf Wachstumskurs zu halten bzw. zu bringen“, betont der Strategieberater und Autor Volker Johanning.
„Angesichts des Fachkräftemangels müssen Unternehmen jetzt erst recht die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse vorantreiben und somit in die Automatisierung und Digitalisierung investieren“, sagt Burkhard Heihoff, Geschäftsführer des Frankiermaschinenherstellers Pitney Bowes in Deutschland. Der Fokus sollte dabei auf der Modernisierung der Unternehmensprozesse liegen: „Vor allem jegliche administrativen Aufgaben, welche nicht zwingend von Fachkräften erledigt werden müssen, sind auf den Prüfstand zu stellen und auf ihren Beitrag zu hinterfragen. Je standardisierter Prozesse gehandhabt werden können, desto effizienter, kostengünstiger und auch fehlerfreier kann ein Unternehmen agieren und sich auf die relevanten, von Fachkräften zu erledigenden Aufgaben konzentrieren.“
Kompetenzen aufbauen und aus Fehlern lernen
„Automatisierung hilft, Zeit und Geld zu sparen“, bestätigt Oliver Laitenberger, Geschäftsführender Partner bei der Management-Beratung Horn & Company. Neben der Rückführung gewachsener und komplexer Prozessvarianten auf einfache, standardisierte Abläufe, sollten seiner Ansicht nach auch die anderen Möglichkeiten geprüft werden, welche die digitale Wirtschaft heute bietet. „Moderne, individuelle Vertriebs- und Verkaufsplattformen zum Beispiel, die an Kundenbedürfnissen ausgerichtet sind und sich in die Kunden-Ökosysteme integrieren, schaffen Wettbewerbsvorteile im Kontext von ganzheitlichen Wertschöpfungsstrategien“, so Laitenberger.
Die Unternehmensberatung Bain & Company hat sechs Maßnahmen identifiziert, auf welche sich Unternehmen hauptsächlich konzentrieren sollten. Die Fokussierung auf die Wertschöpfung, um messbaren Geschäftserfolg zu erzielen, sowie die Anwendung agiler Methoden, um flexibel und schnell agieren zu können, gehören zu den wichtigsten.
„Unternehmen müssen zudem ihre Technologie modernisieren, um Effizienz und Skalierbarkeit sicherzustellen“, sagt Uwe Schmid, Expert Associate Partner bei Bain. Hinzu kommen Investitionen in die Expertise, mehr datengesteuerte Entscheidungen sowie eine Anpassung der Firmen- und Führungskultur, um Innovation und Flexibilität zu fördern. „Damit die Transformation gelingt, ist es entscheidend, alle diese Hebel zu ziehen“, so Schmid.
Der Aufbau bestimmter Kompetenzen im Unternehmen ist dabei laut Konrad Krafft, Mitbegründer und Geschäftsführer des Software-Dienstleisters doubleSlash, besonders entscheidend. „Das sind neben technologischen Kompetenzen auch Architektur-, Prozess-, Lean-Management- und Kulturkompetenzen“, so Krafft. Erst damit ließen sich Produktprototypen bauen, die den Nutzen eines Produkts bestätigen – oder eben nicht. „Hier muss man sehr ehrlich zu sich selbst sein. Wenn der Nutzen nicht da ist, dann muss das Thema so schnell wie möglich wieder beerdigt werden. In den meisten Fällen lernt man aber durch die Nutzung des Produkts noch mehr über die User und die Kunden und kann so noch bessere, noch nützlichere Funktionen bereitstellen.“
Maßnahmen, die kurzfristigen ROI versprechen
Ein erfreulicher Aspekt des Docusign-Reports ist die Feststellung, dass die Budgets für digitale Technologie in den letzten Jahren stabil geblieben oder gewachsen sind. Doch knappe Budgets gehören heute laut Report zu den größten Hindernissen der Digitalisierung in Europa, und in Zeiten wie diesen schaut die Unternehmensführung etwas genauer auf die Ergebnisse ihrer Investitionen. IT-Verantwortliche bekommen häufig die Anweisung, mit den genehmigten Investitionen möglichst kurzfristig einen Return-on-Investment (ROI) vorzuweisen. Die Frage ist nur, welche Art von Investitionen einen kurzfristigen ROI versprechen, am besten in Kombination mit langfristigen Vorteilen.
Stefan Pechardscheck, Partner bei der Unternehmensberatung BearingPoint, identifiziert drei Bereiche, die sich in dieser Hinsicht eindeutig lohnen – Cloud Computing, Automatisierung und die Analyse von Kundendaten. „Durch Cloud-Dienste können Organisationen ihre IT-Kosten optimieren und gleichzeitig flexibler und skalierbarer agieren. Dies ermöglicht schnelle Anpassungen und spart IT-Ressourcen. Der Einsatz von Automatisierungs-Tools bietet einen schnellen ROI, indem er Routineprozesse automatisiert und Mitarbeitern ermöglicht, sich auf wertschöpfendere Aufgaben zu konzentrieren. Und durch die Analyse von Kundendaten und die Nutzung digitaler Kanäle können Organisationen ihre Kundenansprache verbessern und Umsatzpotenziale erschließen.“
„Die Fähigkeit, große Mengen an Daten schnell zu analysieren und sinnvoll zu nutzen, ist sehr wichtig“, sagt Mihaly Gündisch, Area Vice President für die DACH-Region bei Docusign. „Oft verlieren Unternehmen wichtige Daten aus Verträgen aus den Augen, tappen damit in die so genannte „Vertragsfalle“. Das führt zu unnötigem Zeit- und Geldverlust. Mit Hilfe der künstlichen Intelligenz können Verträge schneller gefunden, wichtige Informationen herausgefiltert und Zusammenhänge besser verstanden werden. Damit wird das Vertragsmanagement zu einem echten Vorteil für Unternehmen.“
Kurzfristigen ROI und langfristige Vorteile versprechen laut Uwe Schmid von Bain auch branchenspezifische digitale Anwendungsfälle. „In der Fertigungsindustrie beispielsweise können automatisierte Prozesse und vorausschauende Wartung vergleichsweise schnell Kosten senken und die Effizienz steigern. Im Handel wiederum verbessern personalisierte Kundenerlebnisse den Umsatz. Langfristig sichern Datenanalyse und KI-gesteuerte Entscheidungsfindung Wettbewerbsvorteile. Der Aufbau flexibler IT-Infrastrukturen, kombiniert mit gezielten Investitionen in digitale Technologien, führt zu sofortigem Mehrwert und nachhaltiger Transformation“, so Schmid.
Die kleinen, aber wertschöpfenden Bereiche identifizieren
Bei Infrastrukturmaßnahmen sollten sich Unternehmen auf Anwendungen und Systeme konzentrieren, mit denen sie sowohl Effizienz- als auch Wachstumsziele verfolgen können, empfiehlt Oliver Laitenberger von der Horn Company. „Im Zentrum stehen unternehmenswichtige und -kritische Kernsysteme, die als Rückgrat Kernfunktionalitäten bereitstellen (Core-/Setellite Strategie). Anstelle umfangreicher Anpassungen treten individuelle Satellitensysteme, die auf das Geschäftsmodell einzahlen und dieses erweitern. Auf der Betriebsseite sind moderne, hyperkonvergente Infrastrukturen sinnvoll – idealerweise ausgelagert statt intern betrieben.“
Volker Johanning warnt an dieser Stelle vor generell übertriebenen Erwartungen. „Digitalisierung findet in Unternehmen auf drei verschiedenen Ebenen statt – der Prozesse, Produkte und Geschäftsmodelle. Die ehrliche Antwort lautet, dass die Umsetzung einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie immer einer Transformation gleicht und auf allen drei Ebenen selten kurzfristige, sondern eher mittel- bis langfristige Erfolge erzielt“, so Johanning.
In Krisenzeiten sei es daher sinnvoll, sich auf die kleinen, aber wertschöpfenden Bereiche zu fokussieren, und hier sei man schnell wieder bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen: „Wo ist der Headcount eine so große Kostenposition, die durch Digitalisierung entlastet werden kann? Das sind die Bereiche, in denen Digitalisierung schnell wirksam sein kann im Sinne von wirksamen ROI-Maßnahmen“, sagt Johanning. Und Burkhard Heihoff von Pitney Bowes bringt es auf eine einfache Formel: „Je höher die Kostenersparnis und je einfacher die Umsetzbarkeit, desto größer und schneller ist ein ROI erzielbar.“
Welchen Einfluss hat der Siegeszug der KI auf die Digitalisierungsstrategie der Unternehmen? Das erfahren Sie im zweiten Teil unseres Ausblicks auf die Digitalisierung 2025.